admin Undang – Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disusun untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan. Untuk mencapai hal itu, salah satu aktivitas yang harus dilakukan khususnya oleh lembaga kearsipan adalah pembinaan kearsipan. Tujuannya adalah untuk membina penyelenggaraan sistem kearsipan nasional pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan arah sasaran pembangunan nasional bidang kearsipan.
Bagi pemerintah daerah, kegiatan pembinaan kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung yang penting untuk menambah wawasan dan pengetahuan dalam kegiatan kearsipan bagi para pengelola arsip di masing-masing organisasi perangkat daerah (OPD). Dengan pembinaan tersebut, diharapkan para pengelola arsip dapat lebih memahami cara dan metode dalam kegiatan pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Magetan selaku Lembaga Kearsipan Daerah mempunyai tugas dan tanggungjawab melaksanakan pembinaan kearsipan kepada seluruh OPD se Kabupaten Magetan. Tahun ini, salah satu OPD yang sudah dilakukan pembinaan kearsipan adalah Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Kab. Magetan (Dinas Perkim). Pembinaan kearsipan tersebut dilaksanakan pada Selasa 8 Maret 2022 mulai 09.00 wib sampai 11.30 wib. Arsiparis yang ditugaskan dalam kegiatan tersebut yaitu Suharno S.ST., Ars, Rahayu Apandi S.ST.Ars dan Ramelan. Sedangkan dari Dinas Perkim, pembinaan kearsipan dihadiri oleh Kasubbag Umum Kepegawaian dan perwakilan dari masing-masing bidang. Materi pembinaan yaitu mengenai pengelolaan arsip dinamis dengan lebih menekankan pada praktek secara langsung. Perwakilan petugas pengelola arsip dari masing-masing bidang diminta berperan secara aktif untuk melakukan pemberkasan arsip aktif dengan belajar membuat daftar berkas dan daftar isi berkas. Praktek pemberkasan arsip aktif berlangsung dengan lancar dan antusias. Adapun tujuan pemberkasan arsip aktif adalah:
- Untuk menata arsip sesuai dengan klasifikasi arsip sehingga lebih mudah disajikan
- Memudahkan penemuan kembali arsip/ berkas secara cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
- Menyusun berkas sesuai dengan pengelompkan subyek sub masalah dan sub-sub masalah.
Pentingnya pengelolaan arsip dinamis adalah karena secara langsung masih digunakan dalam kegiatan oganisasi. Sebagai tindak lanjut pembinaan kearsipan, kedepan akan direncanakan monitoring atas pengelolaan arsip maupun pembinaan lanjutan pada Dinas Perkim Kab. Magetan, sehingga tujuan pembinaan kearsipan secara keseluruhan dapat tercapai. (Rahayu Apandi)
