e-office mini, adaptasi baru DISARPUS Kab. Magetan

COVID-19 telah membawa banyak perubahan dalam seluruh aspek kehidupan. Disamping begitu luar biasanya dampak negatif dan kerugian yang ditimbulkan, pandemi tersebut turut memunculkan kreativitas dan inovasi guna menyikapi kondisi yang terjadi. Secara khusus bagi organisasi baik privat maupun public sector, perubahan pola dan tata kerja baru telah menjadi keniscayaan yang harus dilakukan. Menyadari kebutuhan tersebut, DISARPUS Kab Magetan mulai bulan Juli 2021 mencoba mengadaptasi inovasi baru yaitu e-office mini. Disebut e-office mini karena inovasi tersebut hanya merubah sebagian dari proses pengolahan surat-menyurat (surat masuk dan keluar) menjadi terkomputerisasi. Terobosan baru tersebut muncul dari gagasan Kepala Dinas. Latar belakang inovasi tersebut karena meningkatnya jumlah masyarakat Magetan yang terkonfirmasi positif COVID-19 secara signifikan. Guna menimimalisir resiko penularan COVID-19 dan sebagai upaya memaksimalkan pemanfaatan IT, Kepala Dinas berinisiatif memodifikasi proses pengolahan surat menyurat yang sebelumnya secara konvensional diubah menjadi elektronik/ komputerisasi (memanfaatkan wifi LAN). Perubahan paling mendasar yang terjadi adalah disposisi pimpinan dibuat secara komputerisasi. Selain itu, surat-surat yang dibuat oleh Bidang yang akan disediakan kepada Pimpinan tidak perlu dicetak namun cukup soft file, yang selanjutnya diproses administratif oleh Sekretriat. Manfaat langsung yang diperoleh dari inovasi tersebut diantaranya berkurangnya potensi resiko penularan COVID-19 dari aktivitas surat menyurat serta rangkaian proses administrasi di dalamnya. Selain itu, inovasi tersebut diyakini juga memberikan efisisensi penggunaan sumber daya. Kepala Dinas berharap upaya inovatif tersebut adalah embrio yang akan terus dikembangkan menjadi salah satu inovasi dari Dinas Kearsipan dan Perpsutakaan Kab. Magetan dalam mendorong terwujudnya e-office (e-Gov) di lingkup Pemkab Magetan.