admin Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam rangka pengelolaan arsip statis setiap lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya akan selalu berupaya menambah atau memperluas khazanah arsip statisnya dari sumber arsip ( pencipta arsip atau pemilik arsip). Arsip statis dapat berasal dari penyerahan karena kewajiban pencipta arsip ataupun proses ganti rugi oleh lembaga kearsipan kepada pihak yang menyerahkan arsip satisnya. Pencipta arsip sebagai salah satu sumber keberadaan arsip dapat berbentuk lembaga/badan tingkat pusat dan daerah (pemerintah, swast) ataupun perseorangan (negarawan, budayawan, ilmuan, dan lain-lain) yang memiliki pengaruh secara nasional dan lokal.
Dalam rangka memperkaya khazanah arsip statis di Kabupaten Magetan, pada akhir tahun 2021 Sekretaris Daerah Kab. Magetan telah menerbitkan surat dengan nomor 045/D795/403.118/2021 tanggal 13 Desember 2021 tentang partisipasi ASN dan Non ASN dalam penambahan khasanah Arsip Foto Lama / Jaman Dulu. Sebagai upaya tindak lanjut surat dimaksud, Dinas Arpus sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) pada 21 Maret 2022 melakukan jemput bola ke Bagian Administrasi Pembanguan Sekretariat Daerah Kab. Magetan (Bag. Adbang), untuk melakukan identifikasi terhadap arsip foto-foto lama yang dimiliki. Dengan menugaskan dua orang Arsiparis Ahli yaitu Sri Rahayu, S.Sos dan Rahayu Apandi, S.ST,Ars diperoleh 52 buah foto lama terkait kegiatan pembangunan di Kabupaten Magetan pada periode 1970 – 1980an.
Kegiatan identifikasi diawali dengan penjelasan tentang kewajiban semua OPD untuk menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah / LKD (dhi. Dinas Arpus Kab. Magetan) sebagaimana diatur dalam pasal 9 ayat (4) Undang-undang RI No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada pihak LKD dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan/atau berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip. Setelah penjelasan, dilanjutkan mencari narasumber terkait pembuatan daftar arsip statis untuk mengetahui deskripsi dari masing-masing foto tersebut. Karena foto-foto yang ada sudah lama (lebih dari 40 tahun), Bagian Adbang sendiri tidak mengetahui secara persis mengenai informasi foto tersebut. Namun demikian, staf yang menangani memberikan beberapa referensi narasumber yang dapat dijadikan sumber informasi mengenai desripsi foto. Petunjuk awal yang diperolah pada saat identifikasi, foto-foto tersebut telah di kelompokan berdasarkan jenis bangunan dan tahun pembuatan. Memperhatikan ada beberapa hal yang masih perlu dilengkapi, penyerahan arsip statis dari Bagian Adbang akan dilaksanakan setelah kelengkapan dimaksud siap. Dari kegiatan identifikasi arsip statis di Bagian Adbang, diharapkan partisipasi dari OPD lain untuk turut aktif menyerahkan arsip statis kepada Dinas Arpus Kab. Magetan, sehingga akan memperkaya khazanah arsip statis Kabupaten Magetan dan menjadi memori kolektif bangsa, lebih khusus bagi masyarakat Magetan. (Rahayu Apandi)
