admin Dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang baik, serta untuk membangun budaya tertib arsip yang berkesinambungan sesuai kaidah, prinsip dan standart kearsipan serta per-Undang-undangan, salah satu kegiatan yang wajib dilakukan setiap Lembaga Kearispan Daerah (LKD) adalah audit atau pengawasan kearsipan. Sesuai Rencana Kerja Tahunan Dinas Arpus Kab. Magetan Tahun 2022, pada tahun ini terdapat 12 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang akan dilakukan pengawasan kearsipan internal. Kedua belas OPD dimaksud yaitu Bappedalitbang, Inspektorat, Dinas Komunikasi dan Informatika, Dinas Kependudukan, Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan, Kepemudaan dan Olahraga, BKD, Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman, Dinas Sosial, Dinas Perindustrian dan Perdagangan, Dinas Koperasi dan UMKM, serta Dinas pertanian (TPHPKP). Mengingat di Kabupaten Magetan audit atau pengawasan kearsipan internal bagi unit kearsipan di OPD terbilang masih baru, maka sebelum pelaksanaan pengawasan, terlebih dahulu dilakukan pembinaan dan supervisi pada masing-masing OPD.
Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Indag) merupakan salah satu OPD yang telah dilakukan supervisi. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada Rabu 23 Maret 2022 dengan menugaskan 2 Arsiparis, Sri Rahayu S.Sos dan Rahayu Apandi SST., Ars. Supervisi diterima oleh Kasubag Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Indag Wiwit Supriyati, SE. Supervisi dilakukan dengan penjelasan secara detail formulir audit sistem kearsipan internal (ASKI) Pemerintah Daerah yang terdiri dari berbagai aspek yaitu aspek penciptaan, penggunaan,pemeliharaan, penyusutan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana kearsipan. Instrumen- instrumen tersebut dikupas dengan memberikan contoh secara langsung seperti tata naskah dinas, pembuatan daftar arsip aktif, pembuatan daftar arsip inaktif, pembuatan daftar arsip vital dll. Audit atau Pengawasan kearsipan terdiri dari pengawasan kearsipan eksternal dan internal. Perbedaannya pada kewenangan pelaksana audit atau pengawasan kearsipan. Dalam pengertian sederhana, Audit atau pengawasan kearsipan pada intinya adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standrat kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan tujuan audit atau pengawasan kearsipan adalah menilai bagaimana pencipta arsip melakukan pengelolaan arsip di lingkungan perangkat daerah masing- masing secara prosedural dan sistematik. Dengan Supervisi pengisian ASKI di Dinas Indag, diharapkan dapat meningkatkan nilai pengawasan kearsipan internal Kabupaten Magetan dan yang lebih luas lagi meningkatkan capaian pengawasan kearsipan eksternal. (Rahayu Apandi)
