admin Sesuai Rencana Kerja Tahunan dan tercantum dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran TA 2022 Dinas Arpus Kab. Magetan. Salah satu kegiatan dalam urusan kearsipan adalah pembinaan atas penyelenggaraan arsip desa. Sesuai target kinerja tahun ini, sebanyak 36 Desa dari 18 kecamatan menjadi obyek pembinaan penyelenggaraan arsip desa. Memperhatikan situasi pandemi covid-19 yang makin terkendali di Magetan, pelaksanaan pembinaan dilakukan secara tatap muka dengan mengundang para Sekretaris Desa serta 1 orang pejabat dari tiap kecamatan. Dilibatkannya pihak kecamatan menjadi salah satu upaya terobosan untuk menghasilkan efek ganda. Hal ini mengingat kecamatan sebagai fasilitator dan koordinator wilayah mempunyai peran dan tanggungjawab diantaranya pembinaan administratif pemerintah desa. Diharapkan pihak kecamatan dapat menularkan hasil-hasil pembinaan ini pada desa-desa lain yang belum memperoleh pembinaan kearsipan secara langsung dari Dinas Arpus Kab. Magetan.
Pembinaan penyelenggaraan arsip Desa dilaksanakan pada Kamis 31 Maret 2022 bertempat di Ruang Pertemuan Dinas Arpus Kab. Magetan. Dari 36 pemerintah Desa yang diundang, 3 desa tidak hadir yaitu, Desa Simbatan, Desa Driyorejo, dan Desa Genilangit. Sedangkan dari 18 kecamatan yang diundang, sebanyak 7 kecamatan tidak hadir. Dalam sambutannya, Kepala Dinas Arpus Kab. Magetan Suhardi, S.Pd., M.Pd yang membuka acara menekankan pentingnya pengelolaan arsip di pemerintahan Desa. Dengan pengelolaan arsip yang baik, akan dapat menjamin tersedianya informasi secara lengkap, akurat, dan cepat. Acara dilanjutkan dengan sesi pemaparan tentang penyelenggaraan arsip desa.
Sementara itu, Kepala Bidang Pelayanan, Pemanfaatan Kearsipan dan Pengembangan Perpustakaan Rini Djayanti, SE turut menyampaikan bahwa maksud kegiatan ini adalah untuk membangun sinergi dan kerjasama yang baik antara Dinas Arpus dengan seluruh Kecamatan dalam rangka pembinaan kearsipan Desa. Bila hal itu dapat tercapai, diharapkan bermuara pada peningkatan kualitas pelayanan dan kinerja serta akuntabilitas pemerintah Desa. Penting untuk disadari bersama bahwa kerja pemerintah, terlebih Pemerintah Desa sebagai ujung terdepan layanan administratif publik, akan mampu maksimal bila didukung oleh tata kelola arsip yang baik dan benar.
Pada sesi interaktif, beberapa pertanyaan penting muncul dari para peserta pembinaan. Diantaranya dari Desa Pandeyan yang menanyakan masalah digitalisasi letter C. Dijelaskan oleh Ainin Budi H, SH Arsiparis yang menjadi salah satu Narasumber, bahwa alih media letter C menjadi arsip digital pada prinsipnya dapat dilakukan. Dinas Arpus Kab. Magetan siap untuk membantu Desa-Desa yang ingin mengalih media buku tanah (letter C) dan tanpa dipungut biaya atau gratis. Selain itu, apabila kondisi fisik buku letter C membutuhkan perawatan atau perbaikan dapat sekaligus dilakukan dengan tetap melalui prosedur yang ada. Sementara dari Kecamatan Karangrejo menanyakan perihal masa simpan arsip (JRA). Terkait hal itu, untuk pemerintah Kabupaten Magetan telah diatur dalam beberapa Peraturan Bupati, yaitu Peraturan Bupati Magetan No. 10 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan, Peraturan Bupati Magetan No. 72 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kepegawaian ASN dan Pejabat Negara, serta Peraturan Bupati Magetan No. 73 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian. Kemudian diakhir pembinaan disampaikan setelah bahwa setelah pembinaan umum ini, akan ditindak lanjuti dengan pembinaan secara teknis oleh para Arsiparis di masing-masing Desa.
