admin Tata kelola arsip yang baik sesuai norma, standar dan kaidah yang baku tidak sekedar menjadi tuntutan peraturan yang berlaku, namun lebih dari itu akan membantu lembaga / organisasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Jamak terjadi tata kelola arsip yang buruk acap menjadi persoalan di banyak instansi pemerintah. Penyimpanan arsip yang membutuhkan tempat dan perlakuan khusus, penataan arsip yang amburadul, pencarian arsip yang sulit hanyalah segelintir persoalan dalam tata kelola kearsipan.
Salah satu kegiatan yang wajib dilakukan terkait pengelolaan arsip adalah pemusnahan arsip. Tujuan utama kegiatan tersebut adalah untuk mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Selain itu, tentunya akan mengurangi persoalan-persoalan sebagaimana disebut sebelumnya.
Memperhatikan pentingnya pemusnahan arsip, Dinas Arpus Kab. Magetan pada Jumat 4 Agustus 2023 bertempat di Depot Arsip Kab. Magetan untuk kali pertama melakukan pemusnahan arsip yang ada atau disimpan di Dinas Arpus selaku Unit Pengolah Arsip. Dalam kegiatan tersebut arsip yang dimusnahkan sebanyak 395 berkas, yang merupakan arsip-arsip non keuangan periode 2014 s.d 2020. Diantaranya yakni arsip-arsip kepegawaian serta arsip korespondensi surat-surat masuk dan keluar baik yang disimpan di bidang-bidang serta sekretariat Dinas Arpus Kab. Magetan.
Pemusnahan arsip dilakukan oleh dan Tim Kerja Penilaian dan Penyusutan Arsip Dinas Arpus Kab. Magetan yang dibentuk dengan Keputusan Kepala Dinas sesuai SK Nomor 00.5/147/403.118/2023. Kegiatan pemusnahan arsip ini diawali sebelumnya dengan penilaian arsip oleh Panitia Penilai Arsip tingkat kabupaten, yang salah satu hasilnya berupa rekomendasi pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan dari Bupati. Kriteria arsip yang dapat dimusnahkan diantaranya tidak memiliki nilai guna bagi pencipta, tidak kategori permanen, telah habis masa simpan serta tidak dalam proses peradilan (hukum).
Selain dihadiri oleh pejabat dari masing-masing unit pencipta arisp, yang dalam hal ini oleh kepala bidang dan sekretaris di Dinas Arpus, kegiatan pemusnahan tersebut juga mengundang dan dihadiri unsur pejabat dari Inspektorat Kab. Magetan yang diwakili oleh Imam Fauzi, ST, dan dari Bagian Hukum Setdakab Magetan oleh Miatu Sa’adah, SH.
Dari kegiatan yang pertama dilakukan ini, diharapkan akan diikuti pula oleh unit-unit pencipta arsip lainnya di lingkup Pemerintah Kab Magetan. Untuk memulai pemusnahan arsip di lingkungan kerjanya masing-masing, sebagaimana ketentuan yang berlaku. Berdasarkan Perka ANRI No 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, dijelaskan bahwa prosedur pemusnahan arsip oleh pencipta Arsip meliputi, pembentukan Panitia Penilai Arsip; Penyeleksian arsip; Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah; Penilaian arsip; Permintaan persetujuan pemusnahan; Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan Pelaksanaan pemusnahan arsip.
