admin Selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Dinas Arpus Kab. Magetan mempunyai tanggungjawab untuk melakukan pembinaan dan pengawasan kearsipan pada lembaga/perangkat daerah di lingkup Pemkab Magetan. Salah satu bentuk pembinaan tersebut yakni melakukan penilaian terhadap arsip-arsip yang layak dilakukan pemusnahan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku. Sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, bahwa tanggungjawab pemusnahan arsip pada hakekatnya melekat di lembaga pencipta arsip, Dinas Arpus senantiasa mengingatkan dan mendorong masing-masing lembaga/Perangkat Daerah untuk secara aktif melakukan pemilahan dan penilaian secara periodik terhadap arsip-arsip yang dimiliki untuk selanjutnya dilakukan pemusnahan.
Menindaklanjuti pembinaan tersebut, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Magetan (Disdukcapil) mengundang Tim dari Dinas Arpus untuk turut melakukan penilaian arsip-arsip yang akan diusul musnahkan. Penilaian dan rapat bersama Panitia penilai arsip dilaksanakan pada Kamis 9 April 2026 yang diikuti 6 orang dari Tim Disdukcapil Kab. Magetan dan 5 orang Tim penilai dari Dinas Arpus Kab. Magetan yang dipimpin Kabid Pengelolaan, Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Teti Dwi Ratnasari.
Arsip Disdukcapil yang di usulkan musnah yaitu arsip-arsip yang ada di Bidang Pendaftaran Penduduk berupa Formulir dan Berkas pengajuan KK, pengajuan KTP dan pengajuan KIA Periode Tahun 2017-2020 sejumlah 387 nomor, 1.439 Bendel dan 121.698 Berkas. Tujuan diadakan rapat ini adalah untuk memverifikasi terhadap arsip-arsip yang diusul musnah, kemudian melakukan uji petik terhadap beberapa berkas yang ada dalam daftar arsip usul musnah, lalu menyiapkan administrasi proses pemusnahan arsip.
Hasil dari rapat tersebut, Panitia Penilai Arsip menyetujui untuk mengusulkan pemusnahan arsip sebagaimana pada daftar arsip usul musnah dengan beberapa pertimbangan diantaranya, sudah tidak memiliki nilai guna primer dan sekunder, sudah habis masa retensinya, tidak sedang terikat peraturan perundangan yang melarang, tidak berkaitan dengan proses suatu perkara, dan juga karena mengingat keterbatasan ruang yang dimiliki dibandingkan voleme arsip yang tercipta. Selanjutnya berdasar hasil rapat Panitia Penilai Arsip tersebut, Disdukcapil Kab. Magetan akan menyusun dokumen-dokumen administratif yang dibutuhkan. Perlu diketahui bahwa prosedur pemusnahan arsip harus melewati tahapan mekanisme berjenjang hingga sampai diterbitkannya surat persetujuan / pertimbangan pemusnahan arsip dari Bupati Magetan. Baru setelah persetujuan tersebut keluar, pemusnahan arsip dapat dilaksanakan.
Semoga dengan meningkatnya kesadaran dan pengelolaan kearsipan pada masing-masing unit/lembaga pencipta arsip, sebagaimana dipraktikkan di Disdukcapil Kab. Magetan, kualitas tata kelola kearsipan yang baik di lingkup Pemkab Magetan akan semakin cepat terwujud. (nas)
