Arsiparis Uji Coba ‘LOPIS KETAN’

Telah menjadi realita, pengelolaan arsip pada sebagian besar instansi pemerintah daerah belum sesuai standar atau ketentuan yang ada. Dalam istilah kearsipan disebut arsip kacau. Akibatnya, hal yang paling sering dan umum dijumpai adalah sulitnya mencari arsip yang dibutuhkan, dan bahkan dapat terjadi arsip hilang. Administrasi kearsipan yang buruk ditengarai menjadi salah satu pokok persoalan yang ditemukan. Persoalan adminstratif tersebut diyakini dapat diurai melalui otomatisasi. Era digital sekarang ini, dimana teknologi informasi menjadi tulang punggung perubahan, otomatisasi telah menjadi sebuah keniscayaan. Tak terkecuali dalam tata kelola kearsipan, dan lebih khusus pada perangkat daerah Kabupaten Magetan.

Memperhatikan kondisi tersebut, Dinas Arpus Kab. Magetan bekerjasama dengan Dinas Kominfo Kab. Magetan sejak 2020 merancang bangun sebuah aplikasi kearsipan yang kini dinamai ‘LOPIS KETAN’. Kerjasama tersebut secara resmi ditindak lanjuti melalui surat Kepala Dinas Arpus Kab. Magetan nomor 045/415/403.118/2021 tanggal 26 Agustus 2021 tentang Aplikasi Penyelamatan Arsip. ‘LOPIS KETAN’ adalah sebutan dari aplikasi Layanan Informasi Penyelamatan Dan Pelestarian Arsip Kabupaten Magetan. Aplikasi tersebut diharapkan akan menjadi sarana untuk penyelenggaraan kearsipan yang mudah, cepat, tepat dan tersimpan dengan baik. Lebih dari itu, dengan ‘LOPIS KETAN’ siklus daur hidup arsip mulai arsip diciptakan, digunakan, dipelihara sampai penyusutan dapat berjalan dengan baik pada semua perangkat daerah di lingkungan Pemkab Magetan.

Aplikasi ‘LOPIS KETAN’ menyediakan beragam menu informasi di dalamnya, antara lain mengenai jenis arsip, uraian tentang informasi arsip, usia arsip yang selama ini menjadi penyebab bertumpuknya arsip di tiap OPD sampai dengan informasi tentang lokasi dimana arsip tersebut di simpan. Dalam rangka mulai mengenalkan aplikasi tersebut, pada Rabu 6 April 2022 dilakukan sosialisasi dan uji coba ‘LOPIS KETAN’ secara internal bagi para Arsiparis Dinas Arpus Kab. Magetan. Kegiatan tersebut turut dihadiri Kepala Dinas Arpus Kab. Magetan Suhardi, S.Pd., M.Pd. Dalam arahannya kepada para Arsiparis, agar aplikasi tersebut dapat segera disempurnakan dan dimanfaatkan oleh seluruh OPD. Tidak menutup kemungkinan pula, diteruskan sampai level pemerintah desa. Sebagaimana diketahui dalam uji coba ‘LOPIS KETAN’ yang dipandu Ainin Budi H, SH, ada beberapa bagian dalam aplikasi yang masih perlu diperbaiki, diantaranya terkait level deskripsi arsip. Untuk level item yang seharusnya ada setelah level berkas, namun di aplikasi tersebut belum ada.

Guna menindaklanjuti arahan Kepala Dinas, akan segera dilakukan komunikasi dengan Dinas Kominfo Kab. Magetan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan dalam ‘LOPIS KETAN’. Lebih lanjut Kepala Dinas mengharapkan, penyempurnaan aplikasi tersebut dapat segera diselesaikan, dan dalam waktu dekat bisa di-launching untuk seluruh OPD di Kabupaten Magetan. Bila hal itu berjalan lancar, proses kegiatan penyelamatan pelestarian arsip pemerintah Kabupaten Magetan akan dapat terwujud secara optimal.